1. Configuration de l'événement sur Atexpo.online

Sur la plateforme Atexpo.online, créez un nouvel événement ou sélectionnez-en un dans la liste pour le modifier. Entrez le nom de l'événement, sélectionnez sa langue, ses dates de début et de fin, et son fuseau horaire. Cochez la case si l'événement est exclusivement en ligne. Si votre événement est hybride, vous pouvez ajouter l'adresse physique et les dates ici. La durée de l'événement virtuel peut différer de celle de l'événement physique, avec une durée maximale de 90 jours pour l'événement en ligne sur la plateforme. Après la fin de l'événement, les nouvelles inscriptions des visiteurs cesseront, mais il restera accessible aux utilisateurs déjà inscrits pendant 30 jours. Vous pouvez modifier toutes les informations et paramètres de l'événement à tout moment, sauf les heures de début et de fin de l'événement virtuel une fois qu'il a commencé.

2. Configuration des informations et du hall d'accueil

Sur la page "Informations et Hall", personnalisez la page d'accueil de votre événement, appelée le Hall. Cela inclut les informations sur l'événement, les bannières et les boutons pour l'inscription des visiteurs et des exposants. Téléchargez le logo de l'événement et remplissez les sections du Hall avec des informations. Vous pouvez ajouter ou modifier des sections d'informations supplémentaires dans le Hall et changer leur ordre.

Choisissez un arrière-plan pour le Hall et définissez le nombre de bannières. Téléchargez des bannières ou utilisez les outils de la plateforme pour prendre et recadrer des photos. Prévisualisez le Hall de votre événement. Pour mieux trier les visiteurs, créez des domaines d'intérêt que les participants pourront sélectionner dans leurs cartes de visite ou leurs stands. Créez des pavillons virtuels pour aider les visiteurs à trier les stands virtuels à l'exposition pour une meilleure navigation. Vous pouvez également ajouter vos assistants en tant qu'administrateurs ou modérateurs. Après avoir saisi les informations clés, cliquez sur "Continuer la configuration de l'événement".

3. Configuration de la conférence

Sur la page "Conférence", vous pouvez créer la conférence de l'événement. Si aucune conférence n'est prévue, cliquez sur "Continuer la configuration de l'événement". Lors de la configuration de la conférence, vous pouvez insérer un lien vers une vidéo préenregistrée sur YouTube ou un flux en direct planifié ou une première vidéo qui servira de vidéo principale de la conférence. Ajoutez des informations sur la conférence, des bannières et des vidéos supplémentaires si nécessaire. Si vous créez plusieurs conférences, elles seront séparées par des onglets.

Sur la page "Exposants", définissez les conditions d'inscription pour les propriétaires de stands. Si vous choisissez la première option, vous inscrirez vous-même les exposants dans votre panneau de l'événement, et le Hall n'aura qu'un seul bouton pour l'inscription des visiteurs.

Si vous choisissez la deuxième option, le Hall aura deux boutons : un pour l'inscription des visiteurs et un pour les exposants. De cette manière, vous pouvez promouvoir votre événement pour attirer à la fois des visiteurs et des exposants. Vous pouvez changer les conditions d'inscription pour les exposants et les visiteurs à tout moment.

Ensuite, spécifiez les informations que vous souhaitez recevoir des exposants lorsqu'ils réservent un stand, s'ils s'inscriront sur le Hall de votre événement.

5. Création des stands des exposants

Ici (sur la page "Exposants"), vous pouvez aussi créer un stand d'exposant en entrant l'e-mail de l'utilisateur. L'utilisateur recevra un e-mail automatisé concernant la création du stand et pourra le remplir d'informations de manière indépendante dans son panneau de stand. L'exposant vous enverra ensuite une demande pour valider son stand. Ces demandes seront mises en évidence en rouge dans votre panneau de l'événement. Si vous décidez d'approuver l'exposant pour l'exposition, vous pouvez examiner et valider le stand. Vous pouvez également annuler ou renouveler la publication du stand virtuel à tout moment. Le stand ne deviendra visible publiquement qu'après que l'exposant aura payé la plateforme Atexpo.online pour le stand dans son panneau de stand ou entré un code promo que vous pouvez fournir. Chaque événement comprend 5 codes promo gratuits dans votre panneau de l'événement.

Sur la page "Visiteurs", définissez les conditions d'inscription pour les visiteurs. Choisissez une option en fonction de si vous souhaitez émettre des billets pour votre événement, autoriser l'inscription par e-mail, ou permettre l'entrée sans inscription. Ce n'est que si vous exigez l'inscription des visiteurs par e-mail que la carte de visite virtuelle et le portfolio seront accessibles pour la commodité des visiteurs, et la liste des visiteurs sera visible dans les panneaux de l'événement et des stands.

Spécifiez les champs que les visiteurs doivent remplir lors de l'inscription. Vous pouvez également voir et télécharger la liste des visiteurs avec des informations supplémentaires sur cette page.

Si vous choisissez l'option d'accès par billet, la page "Billets" apparaîtra. Ici, vous pouvez générer des billets gratuitement et les distribuer aux visiteurs et aux exposants.

Publiez l'événement sur cette page. Après la publication, promouvez le lien vers votre Hall pour attirer les visiteurs et les exposants.

Sur la page "Codes promo", vous disposez de 5 codes promo gratuits que vous pouvez fournir aux exposants pour la publication des stands. L'organisateur de l'événement peut acheter des codes promo supplémentaires. Cependant, par défaut, les exposants sont responsables de payer pour la publication de leur stand sur la plateforme.

8. Statistiques et promotion

Sur la page "Statistiques", suivez la dynamique des visiteurs pour l'ensemble de l'événement et les stands individuels.

Faites la promotion de votre événement, analysez les statistiques des visiteurs, créez des enquêtes et établissez des connexions ! Nous vous souhaitons beaucoup de succès !